Avec l’évolution constante des réglementations fiscales, il est essentiel pour les commerçants de s’assurer que leurs systèmes d’encaissement sont conformes aux normes en vigueur. Depuis le 1ᵉʳ janvier 2018, les professionnels assujettis à la TVA qui utilisent une caisse enregistreuse doivent impérativement disposer d’un logiciel de caisse certifié, garantissant la sécurisation, l’inaltérabilité et l’archivage des données de transaction.

Changements Législatifs en 2025

Bien que les obligations relatives aux caisses enregistreuses certifiées restent inchangées en 2025, d’autres évolutions réglementaires impactent les entreprises. Notamment, la généralisation de la facturation électronique est prévue avec des échéances majeures :

• 1ᵉʳ septembre 2026 : obligation de pouvoir recevoir des factures électroniques.
• 1ᵉʳ septembre 2027 : obligation d’émettre des factures électroniques et de transmettre certaines données de transaction (e-reporting).

Il est donc crucial de préparer dès maintenant votre entreprise à ces futures obligations pour assurer une transition en douceur.

Exigences Techniques pour les Caisses Enregistreuses

Pour être en conformité, votre caisse enregistreuse doit répondre aux critères suivants :

• Inaltérabilité : enregistrement inviolable de toutes les données de règlement.
• Sécurisation : sauvegarde sécurisée des données d’origine et des modifications.
• Conservation : archivage des données sur une période déterminée, généralement six ans.

L’utilisation d’un logiciel de caisse certifié, tel que conforme à la norme NF525, garantit le respect de ces critères.

Étapes pour Assurer la Conformité

1. Évaluation de l’existant : Vérifiez si votre système de caisse actuel est conforme aux normes en vigueur. Si nécessaire, envisagez une mise à jour ou un remplacement.
2. Sélection du matériel et du logiciel appropriés : Optez pour des solutions de caisse certifiées, offrant des mises à jour régulières et un support technique fiable.
3. Formation du personnel : Assurez-vous que votre équipe est formée aux nouvelles fonctionnalités et aux procédures de conformité pour minimiser les erreurs.
4. Mise en place d’une routine de vérification : Établissez des contrôles réguliers pour garantir la conformité continue de vos systèmes, nous proposons systématiquement un contrat d’assistance avec nos caisses enregistreuses afin de mieux vous accompagner sur les questions de conformités d’utilisations.

Conséquences de la Non-Conformité

Le non-respect des obligations liées aux caisses enregistreuses peut entraîner :

• Sanctions financières : une amende de 7 500 euros par unité de saisie non conforme. Source : Ministère de l’Économie
• Atteinte à la réputation : la non-conformité peut nuire à la confiance de vos clients.
• Interruptions d’activité : des contrôles fiscaux peuvent perturber le fonctionnement de votre commerce.

Conclusion

Se conformer aux obligations fiscales en matière de caisses enregistreuses est indispensable pour assurer la pérennité de votre commerce. En adoptant dès maintenant des systèmes certifiés et en vous préparant aux futures évolutions, notamment la facturation électronique, vous renforcez la confiance de vos clients et évitez les sanctions potentielles. N’attendez pas pour mettre à jour vos équipements et former votre personnel afin de naviguer sereinement dans le cadre réglementaire de 2025.